Fórmulas, tabelas dinâmicas e orçamento: como pedir e como conferir.
Descreva as colunas, diga se usa Excel ou Planilhas Google e teste a fórmula com um caso que você sabe o resultado. Estas 16 dicas mostram como.
Sobre este tema: planilhas
Planilha é um dos usos em que a IA mais economiza tempo de quem não decorou a sintaxe das fórmulas, e também um dos que mais exigem conferência. O assistente não vê o seu arquivo: ele só sabe o que você descreve. Se você diz que a coluna A tem datas e a coluna C tem valores, a fórmula vem com as colunas certas; se não diz, vem com letras inventadas. Por isso o primeiro passo de quase toda dica desta página é descrever a estrutura da planilha antes de pedir qualquer coisa.
O segundo passo é dizer o programa e o idioma. No Excel em português a função de soma condicional se chama SOMASE e os argumentos se separam com ponto e vírgula; em inglês, SUMIF e vírgula. A fórmula que funciona em um não roda no outro sem ajuste, e o erro #NOME? costuma ser só isso. As dicas trazem prompts que já pedem a fórmula no idioma certo, mais um exemplo numérico para você testar.
O terceiro passo é nunca confiar no total que a IA calcula de cabeça. Peça a fórmula, aplique na planilha e confira com um caso que você sabe o resultado. Para planilha com dados de clientes, use três linhas inventadas em vez da lista real, com a mesma estrutura de colunas, e só depois aplique a fórmula na planilha verdadeira, em uma cópia. Para orçamento da casa, a IA monta a estrutura, mas decisão sobre dívida, investimento ou imposto é com um profissional ou com a fonte oficial.
Uma boa prática é guardar uma cópia da planilha antes de cada mudança grande e anotar, em uma aba chamada "Notas", de onde veio cada fórmula copiada e quando ela foi testada. Assim, daqui a seis meses, você ou outra pessoa entende por que o total está calculado daquele jeito e consegue corrigir sem refazer tudo.
16 dicas para copiar
Troque o que está entre colchetes pelo seu caso antes de copiar. Cada dica diz o que conferir ou o que não colar.
Descreva as colunas antes de pedir a fórmula
A IA não vê a sua planilha. Escreva a letra de cada coluna e o que ela guarda (A: data, B: categoria, C: valor) e diga em qual célula o resultado deve ficar. Sem isso a fórmula vem com letras inventadas.
Prompt de exemplo
Minha planilha tem: coluna A = [o que guarda], coluna B = [o que guarda], coluna C = [o que guarda], com dados da linha 2 até a linha [última linha]. Escreva a fórmula para a célula [célula do resultado] que [o que a fórmula deve fazer].
Cuidado: Cole a fórmula e confira os intervalos: se a sua tabela cresce, o intervalo fixo vai deixar linhas de fora.
Diga se é Excel ou Planilhas Google, e o idioma
Em português, o Excel usa SOMASE e ponto e vírgula entre os argumentos. Em inglês é SUMIF e vírgula. Conte qual programa e qual idioma você usa e a fórmula chega pronta para colar.
Prompt de exemplo
Uso o [Excel ou Planilhas Google] em [português ou inglês]. Escreva a fórmula com os nomes das funções nesse idioma e com o separador de argumentos certo para esse idioma. A tarefa é: [o que fazer].
Cuidado: Se aparecer #NOME?, o nome da função está no idioma errado. Se aparecer #VALOR!, veja o tipo de dado das células.
Somar gastos por categoria
Com as categorias na coluna B e os valores na coluna C, um SOMASE resolve. Peça a fórmula, e peça também uma segunda forma de chegar ao mesmo total para você conferir.
Prompt de exemplo
Tenho gastos com categoria na coluna B e valor na coluna C, da linha 2 à [última linha]. Escreva a fórmula que soma tudo da categoria "[nome da categoria]" e uma segunda forma de chegar ao mesmo valor, para eu conferir.
Cuidado: Compare as duas respostas. Se divergirem, procure texto no lugar de número ou categoria escrita de dois jeitos.
Buscar um valor em outra tabela (PROCV ou PROCX)
Para trazer o preço de um produto a partir do código, a função de busca é a saída. Diga qual tabela tem os códigos, onde está o preço e o que deve aparecer se o código não existir.
Prompt de exemplo
Na aba "[aba dos pedidos]" tenho o código do produto na coluna A. Na aba "[aba de preços]" os códigos estão na coluna A e os preços na coluna B. Escreva a fórmula da coluna D dos pedidos que traz o preço e mostra "sem cadastro" se o código não existir.
Cuidado: Teste com um código que existe, um que não existe e um com espaço sobrando no fim.
Calcular vencimentos e dias de atraso
Para uma planilha de contas a pagar, peça a fórmula que mostra quantos dias faltam para o vencimento e marca "vencida" quando passou. Informe o formato da data e a célula que tem o vencimento.
Prompt de exemplo
A coluna C tem a data de vencimento no formato [dia/mês/ano ou outro]. Escreva a fórmula da coluna D que mostra quantos dias faltam para vencer e escreve "vencida" quando a data já passou. Use a data de hoje do sistema.
Cuidado: Teste com datas que você conhece, incluindo o dia de hoje e o fim do mês.
Limpar nomes e dados bagunçados
Espaço sobrando, maiúsculas misturadas e nome e sobrenome na mesma célula travam qualquer fórmula. Descreva como estão os dados e peça o passo a passo para arrumar uma coluna por vez.
Prompt de exemplo
Na coluna [letra da coluna] tenho nomes completos, alguns com espaços sobrando e em maiúsculas. Dê a fórmula para tirar os espaços extras e deixar a primeira letra de cada palavra maiúscula, e outra para separar o primeiro nome do sobrenome.
Cuidado: Faça uma cópia da coluna antes de apagar a original. Nomes como "de Souza" podem ficar errados.
Pintar a linha quando algo acontece
Quer destacar em vermelho as contas vencidas? Peça a regra de formatação condicional com o caminho dos menus e a fórmula, em vez de pedir a planilha pronta. Você aprende e aplica em outras.
Prompt de exemplo
No [Excel ou Planilhas Google], quero pintar a linha inteira de vermelho-claro quando a coluna D for igual a "vencida". Explique o caminho nos menus, a fórmula da regra e o intervalo onde aplicar, de A2 até F[última linha].
Cuidado: Teste com uma linha que deve pintar e outra que não deve. Os menus mudam de versão para versão.
Tabela dinâmica, passo a passo
Para ver as vendas por mês e por vendedor, a tabela dinâmica faz em um clique o que levaria horas de fórmula. Peça o passo a passo para a sua versão e para a estrutura dos seus dados.
Prompt de exemplo
Tenho uma lista de vendas com as colunas: data, vendedor, produto, valor. Explique, passo a passo, como criar no [programa] uma tabela dinâmica com os vendedores nas linhas, os meses nas colunas e a soma do valor.
Cuidado: Confira o total da tabela dinâmica com a soma da coluna de valor original: devem ser iguais.
Peça as contas, não só o resultado
Se você colar números e pedir o total, o assistente pode errar sem avisar. Peça que ele mostre as parcelas somadas e, de preferência, que gere a fórmula para fazer a soma na própria planilha.
Prompt de exemplo
Abaixo estão os valores. Mostre a soma linha por linha e o total. Depois escreva a fórmula que faz esse mesmo cálculo numa planilha, para eu conferir.
Valores:
[cole os valores aqui]
Cuidado: Faça a soma na planilha e compare. Em lista longa, a IA pode pular uma linha.
Crie uma linha de conferência
Toda planilha importante merece uma célula que prova que os números batem: total por categoria igual ao total geral, soma dos meses igual ao ano. Peça fórmulas de conferência que avisem quando houver diferença.
Prompt de exemplo
Minha planilha soma os gastos por categoria nas células [intervalo] e o total geral em [célula]. Escreva uma fórmula de conferência que mostre "ok" quando as categorias somarem o total geral e a diferença quando não somarem.
Cuidado: Teste a conferência: altere um valor de propósito e veja se ela avisa.
Que gráfico serve para a sua pergunta?
Gráfico de pizza para dez categorias vira bagunça. Diga a pergunta que o gráfico precisa responder (comparar, mostrar evolução, mostrar parte do total) e peça o tipo certo, com o motivo.
Prompt de exemplo
Quero mostrar [o que quer mostrar, ex.: a evolução das vendas de 12 meses de 3 lojas]. Recomende o tipo de gráfico, diga o que colocar em cada eixo e o que evitar para o gráfico não confundir quem lê.
Cuidado: Veja o gráfico como alguém que nunca viu a planilha: ele se explica em cinco segundos?
Montar a estrutura do orçamento da casa
Antes de lançar qualquer gasto, peça a estrutura: colunas, categorias comuns da vida em casa (moradia, mercado, transporte, saúde, lazer) e uma aba de resumo mensal. Os valores e as decisões são seus.
Prompt de exemplo
Monte a estrutura de uma planilha de orçamento da família com uma aba de lançamentos (data, descrição, categoria, valor, forma de pagamento) e uma aba de resumo por mês. Liste as categorias (ajuste às [categorias de gasto da minha casa]) e as fórmulas do resumo. Não invente valores.
Cuidado: A planilha organiza, mas não toma decisão financeira por você. Para dívida ou investimento, procure um profissional habilitado.
Macro e script: só rode se entender o que faz
Se o assistente entrega um código para automatizar a planilha, peça antes uma explicação linha a linha e a lista do que o código altera. Um script com erro pode apagar dados e não tem "desfazer".
Prompt de exemplo
Escreva um script para [o que automatizar] na planilha. Antes do código, liste em tópicos tudo o que ele vai alterar ou apagar. Depois explique cada bloco em uma linha.
Cuidado: Rode primeiro em uma cópia da planilha. Em arquivo de trabalho, guarde um backup antes de qualquer script.
Lista de compras que soma sozinha
Para a compra do mercado, peça uma planilha com item, quantidade, preço previsto e total por linha, com a soma no fim. Você preenche os preços e vê o total antes de chegar ao caixa.
Prompt de exemplo
Monte uma planilha de lista de compras para [número] pessoas com as colunas: item, quantidade, preço unitário previsto, total da linha, e uma célula com o total geral. Dê as fórmulas. Deixe uma coluna "comprado?" com caixa de seleção.
Cuidado: Os preços são os que você digitar. Não peça preços ao assistente: ele pode estar desatualizado.
Transformar texto solto em linhas de planilha
Uma lista de gastos copiada do extrato ou do WhatsApp vira tabela se você pedir colunas separadas por tabulação. Cole o resultado direto na planilha e confira a contagem de linhas.
Prompt de exemplo
Transforme o texto abaixo em linhas com as colunas data, descrição e valor, separadas por tabulação, para colar numa planilha. Se um dado estiver ausente, deixe a célula vazia. Não some, não corrija e não invente linhas.
Texto:
[cole o texto sem dados pessoais]
Cuidado: Conte as linhas no texto e na tabela. Valores com vírgula podem virar texto ao colar: confira o formato da coluna.
Entender uma fórmula que você herdou
Planilha de outra pessoa cheia de fórmulas aninhadas é um quebra-cabeça. Cole só a fórmula (sem dados) e peça que ela seja explicada em partes, com um exemplo numérico simples.
Prompt de exemplo
Explique esta fórmula de planilha em partes, de dentro para fora, e dê um exemplo com números simples e o resultado que ela daria: [cole a fórmula aqui]
Cuidado: Teste o exemplo na planilha. Se o resultado for diferente do explicado, a explicação está errada.
Não, a menos que você cole os dados ou anexe o arquivo e o serviço aceite. Descreva as colunas e use linhas de exemplo inventadas em vez de dados reais.
Por que a fórmula deu erro?
Os motivos mais comuns são o nome da função em outro idioma (#NOME?), o separador de argumentos errado e texto no lugar de número. Diga o programa e o idioma no pedido.
Posso confiar no total que a IA calculou?
Não sem conferir. Peça a fórmula, aplique na planilha e compare com um caso que você sabe o resultado.
A IA pode montar meu orçamento?
Pode montar a estrutura. As decisões sobre dívida, investimento e imposto são suas, com ajuda de um profissional ou de fonte oficial.
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A dica de hoje, os prompts por profissão e o gerador.